Nieuws - 10th September 2019
Tags:

Hoe wij in Neckarau een parkrun opgestart hebben

1

Vooraf verwachtte ik een ingewikkeld proces met allerlei administratieve rompslomp, ego’s die om haantje-de-voorste plek zouden gaan strijden en een steile leercurve met loopteams en technologie. Maar het opzetten van onze parkrun in Neckarau bleek een heel soepel verlopende, gezellige gezamenlijke onderneming van begin tot eind. Als je overweegt om in jouw omgeving ook een parkrun evenement te gaan organiseren, dan lees je in dit artikel gedetailleerd over het proces dat wij daarvoor doorlopen hebben en ik hoop dat het je zal geruststellen dat het makkelijker is dan je nu misschien denkt!
 
Het idee ontstond bij ons op het strand toen we op vakantie waren…parkrun is alom aanwezig en een enorm succes in Engeland maar toen het van start ging waren wij destijds net verhuisd naar Duitsland en daar was niet zoiets als parkrun aanwezig. Atletiekclubs of loopgroepen voelden een beetje te serieus aan en ook enigszins als verplichtend, dat je er gelijk zo aan vast zit. En zo wat losse loopjes met vrienden was van de andere kant weer wat te vrijblijvend en makkelijk om af te zeggen. Wij wilden iets daar tussenin.
 
Dus we namen contact op met parkrun in Engeland met de vraag of we ook een parkrun in Mannheim, Duitsland zouden kunnen opstarten. Onze timing bleek een schot in de roos. De overkoepelende parkrun organisatie had juist een hoge prioriteit voor zichzelf gesteld om de vleugels in Duitsland te gaan uitslaan en zou met een kleine delegatie vanuit het parkrun ‘hoofdkwartier’ een bezoek gaan brengen aan Duitsland. De delegatie bestond uit oprichter Paul Sinton-Hewitt; Global COO, Tom Williams; Global Operations Manager, James Kemp en Polen & Duitsland Manager Jakub Fedorowicz.
 
2
 
Tijdens het bezoek zouden ze kennismaken met lokale initiatiefnemers voor het opzetten van een parkrun en tevens de beoogde locaties bezichtigen. Dus wij spraken natuurlijk met hen af en pikten een datum hiervoor uit. We hebben samen gegeten op de plek waar we in onze ogen onze parkrun wilden gaan houden en waar we na afloop van de parkruns koffie zouden kunnen drinken. Daarbij waren ook enkele enthousiastelingen aanwezig die in Frankfurt van start wilden gaan met parkrun. Van tevoren dachten we een vragenvuur te gaan krijgen en als het ware doorgelicht te worden om te zien of wij dat wel aankonden en wel geschikt waren om zoiets op te zetten. Dat kon wel eens pittig worden want we hadden alleen wat ‘virtuele’ ervaring via vrienden of familie in Engeland. Dus ze zouden ons vast adviseren om een wat meer ervaren team samen te gaan stellen. Maar er kwamen helemaal geen vragenvuur of interview!
 
In plaats daarvan kregen we een gepassioneerde en heel persoonlijke presentatie over parkrun voorgeschoteld, o.a. over de geschiedenis van parkrun, en de achterliggende gedachte en missie van parkrun. Toen we om de tafel gingen biechten we ons gebrek aan directe ervaring met parkrun op, waarop Tom Williams aangaf dat dat juist des te belangrijker is, want ondanks dat we zelf nog geen parkrun ervaren hadden waren we nu al enthousiast over het concept en was duidelijk dat we het concept al direct begrepen hadden. Dus hij was er van overtuigd dat we dat ook konden overbrengen op andere geinteresseerden in Duitsland. Dus we waren de ideale kandidaten om één van de eerste parkruns op te zetten in Duitsland. Dus zo gingen we min of meer aan de slag en was het proces al begonnen voor we er erg in hadden
 
Connections
 
De volgende ochtend hebben we het parcours gelopen dat wij voor ogen hadden en in tweetallen en trio’s langs de route wat met elkaar gebabbeld over het een en ander. Wat het buiten rennen, het in contact zijn en voelen met de natuur en andere mensen voor ons betekende. Enkele ervaren parkrunners kwamen ook opdagen om met ons mee te doen omdat ze links en rechts in social media er iets over opgevangen hadden. Twee van hen waren vanuit Engeland op vakantie in de buurt en maakten een extra stop om met ons mee te doen. Twee anderen waren verhuisd vanuit Engeland en woonden nu in de buurt van Mannheim. Vanaf dat moment maakten ze deel uit van ons vrijwilligersteam. En toen wisten we het..dit gaat ook bij ons werken! Mensen die samenkomen in een schitterend park en contacten leggen, , los van hun wandel- of hardloop capaciteiten.
 
De vervolgstappen verliepen zo soepel en probleemloos dat we er nu op terugkijkend eigenlijk zelfs verbaasd over zijn dat we er vooraf toch zo tegenop hadden gekeken. David (onze Neckarau leider) werd toegevoegd aan een Slack groep om het contact te kunnen onderhouden met de andere lokale parkrun organisatie leiders samen met de contactpersoon voor ons land Jakub. Er was al een volledig proces opgezet om parkrun op te starten, wij hoefden het hooguit nog wat aan te passen aan ons land specifiek.
Dus een aantal vrijwilligers van de op te zetten parkruns in Duitsland hebben samen het een en ander aan documentatie naar het Duits vertaald. Darmee kreeg iedereen rol en was iedereen betrokken bij het lanceren van parkrun in Duitsland.
 

Hoe bouw je een team vrijwilligers op

 
De eerste taak van David was het opzetten van een kernteam van vrijwilligers. Deze bestaat uit een wedstrijdleider (ook al is het geen wedstrijd, maar renleider is niet echt een gebruikelijke nederlandse vertaling voor wat de engelsen ‘run director’ noemen) (bij toerbeurt neemt iemand die rol als verantwoordelijke voor de wekelijkse lopen), mensen die de posten op het parcours bemannen, de tijdwaarnemers en de barcodescanners.
 
3
 
Waarschijnlijk is dit toch het belangrijkste onderdeel – het opzetten van een kernteam van vrijwilligers. parkrun valt of staat met vrijwilligers en je kan niet terugvallen op slechts 1 of 2 mensen om wekelijks een parkrun evenement te kunnen houden. Dus de parkrun organisatie hield goed in de gaten of ons team voldoende ‘body’ had om verantwoord van start te kunnen gaan, hun goedkeuring was tevens een soort geruststelling voor ons dat het haalbaar zou zijn het op wekelijkse basis te kunnen blijven aanbieden. Jakub van parkrun bracht ons in contact met alle mensen die in onze regio woonden en eerder hun interesse hadden laten blijken bij de parkrun organisatie. Ondertussen ging het nieuws van de komst van parkrun naar Duitsland al aardig als een lopend vuurtje rond via social media en de nieuwsbrief van parkrun zelf. Daarmee hadden we het momentum en konden we nog een paar extra benodigde vrijwilligers benaderen om deel uit te gaan maken van ons kernteam. Zo kwamen we aan 12 personen, genoeg om groen licht te krijgen van parkrun om van start te gaan..!
 

Het opbouwen van dit kernteam was het onderdeel dat ons het meeste teruggegeven heeft – we zijn snel goede vrienden geworden binnen ons gevormde team. Ook kwam het goed uit dat vanaf het begin ook de ploeg van Nidda (Frankfurt) te weten Cathy Hopkins, Dunya Selbach en Gillian T) onderdeel was van ons team. Zij zouden kort na ons hun eigen parkrun opstarten en door samen dit proces te doorlopen konden we van elkaar leren. Het gevolg hiervan is dat we ook echt een nauwe band voelen en ervaren met de parkrun locatie die het dichtst bij de onze gelegen is en we kunnen samen zaken delen. Natuurlijk verloren we daarmee ook enkele leden van ons kernteam toen zij met hun eigen parkrun van start gingen. Maar gelukkig melden zich ook steeds nieuwe vrijwilligers aan en ook met het team van Nidda werken we natuurlijk nog goed samen om elkaar hier en daar een handje te helpen.
 
4
 
Verder waren we in de gelukkige omstandigheid dat zich een koppel met veel parkrun ervaring op zak zich bij ons voegde als wedstrijdleiders. Martin en Svenja Beck waren allebei al wedstrijdleider geweest bij hun lokale parkrun in Melbourne, Australië, alvorens ze terug verhuisden naar Duitsland in oktober 2017.. Hun kennis en enthousiasme was van onschatbare waarde bij het opstarten.Ze namen een aantal zorgen die bij ons vooraf toch wel leefden weg en (ook als zelf geboren Duitsers) stelden ons gerust voor wat betreft cultuurverschillen waar we ons zorgen om maakte. Het Neckarau kernteam blijft doordeweeks met elkaar in contact via een eigen Slack communicatiekanaal waardoor er geen enkele email verzonden hoeft te worden. We gebruiken wel email en WhatsApp om met ons bredere vrijwilligersteam te communiceren maar ook dat doen we efficiënt en niet te overweldigend.
 

Toestemming (en evt vergunningen) verkrijgen
 
Toen we eenmaal ons kernteam hadden gevormd werd de volgende opgave het verkrijgen van toestemming van de gemeente Mannheim om het beoogde park te gaan gebruiken voor onze parkruns. Van andere parkrun organisaties hebben we begrepen dat dit proces nogal kan verschillen van plaats tot plaats, maar dat je je er ook niet al te veel door moet laten afschrikken. Na wat pogingen om de juiste ambtenaar van de afdeling sport en recreatie te pakken te krijgen kwamen we uiteindelijk in contact met de juiste persoon voor wat betreft ons uitgekozen park, de beheerder. Deze bevestigde dat het een openbaar toegankelijk park is en dat we zolang we er geen permanente borden of bewegwijzering plaatsen en het een non-profit (niet op winst belust) evenement bleef het geen probleem zou zijn om gebruik te maken van het park. We hebben om dit schriftelijk vast te leggen een email naar hem gestuurd met daarin wat was afgesproken en bewaarden het samen met een kopie van zijn contactgegevens in onze parkrun documentatiemap die we bij elke parkrun bij ons hebben. Mocht iemand ons aanspreken of we toestemming hebben het park te gebruiken, dan kunnen we dat dus makkelijk tonen. Check!
 
5
 

Risico inventarisatie
 
De volgende stap was een risico inventarisatie die we moesten inzenden naar het parkrun hoofdkwartier. Eventuele gevaarlijke plekken langs of op ons parcours moesten hierin worden aangegeven naast mogelijke redenen waarom een parkrun afgelast zou kunnen worden. In ons geval zou zware storm met als gevolg afbrekende en vallende takken of een overstroming van de Rijn een reden kunnen zijn om een parkrun een keer niet door te laten gaan en af te gelasten. Dus formulier ingevuld en naar Jakub verzonden. Check!
 
De startdatum
 
Er werd samen met de twee andere parkrun teams in Duitsland en de nationale parkrun manager een datum overeengekomen waarop de eerste parkrun gehouden zou gaan worden. Dit om het een beetje op elkaar af te stemmen en op dezelfde dag gelijk drie evenementen te kunnen aankondigen en promoten. Dit werd een datum ongeveer zes weken later en wel 2 december. Zo kan de overkoepelende parkrun organisatie op het hoofdkwartier nog wat promotiemateriaal en de materialen en benodigdheden voor de parkrun zelf vervaardigen in de tussenliggende tijd. Toen dat gereed werd werd het hele pakket verzonden – hesjes voor de vrijwilligers, borden en wegwijzers e.d. kwamen zo allemaal ruim op tijd ter plekke aan.
 
6
 
Website en social media
 
Onze website en social media accounts (Facebook en Twitter) werden opgezet en twee weken voor de start aan ons overgedragen om zelf te gaan beheren. Dat is voldoende tijd om nog wat reclame te maken voor ons eerste evenement en even te wennen aan het beheer van de website. We hebben ook nog Instagram en Strava toegevoegd als promotiekanalen en begonnen berichten te verspreiden om publiciteit te vergaren en de aandacht van onze lokale bevolking te trekken.
 
Vrijwilligers rooster
 
We hebben ook nog wat tijd en aandacht besteed aan het parkrun systeem dat gebruikt wordt voor het maken en bijhouden van inroostering en contactgegevens van de vrijwilligers. Een heel fraai en eenvoudig proces en erg gemakkelijk in gebruik. Wij proberen steeds op de dinsdag alle vrijwilligers voor de zaterdag die er op volgt ingeroosterd te hebben en op de donderdag gaan er dan nog emails ter bevestiging uit.
 
7
 
Testloop
 
We hebben een volledige technische en fysieke test parkrun afgewerkt drie weken van tevoren. Dus met alle vrijwilligers in de officiële parkrun kleding, de officiële bewegwijzering, en dus ook vooraf het systeem met inroosteren gebruikt. Er kwamen een aantal vrienden als testlopers aan de start. De avond ervoor hebben we samen gedineerd en alles nog eens doorgesproken en elkaar bemoedigt. Om precies 09:00 uur gingen we van start met de testrun.
 
8
 
De wedstrijdleider en finish verantwoordelijke waren al om 07:30 het parcours overgegaan om alle bordjes neer te zetten, concluderend dat ze zeker nog wel 20 minuten langer in bed hadden kunnen blijven liggen. De vrijwilligers die bij de posten op het parcours zouden gaan staan kwamen om 08:15 (maar dat werd sindsdien 08:30 uur). Na de voorbespreking bij de start werden onze testlopers door de aangewezen wedstrijdleider losgelaten op ons parcours. Het was een erg leuke gebeurtenis en het verliep allemaal goed. We kregen nuttige feedback van onze testlopers en maakten wat aantekeningen over bv de positionering van wegwijzers en andere broden. Na de loop trokken we ons terug in ons lokale café voor ontbijt en het verwerken van de uitslagen in het parkrun testsysteen. Het was erg handig dat Svenja en Martin al ervaring hadden hiermee, toen we dit voor het eerst deden. Maar er is ook een goede stap-voor-stap handleiding aanwezig. En dat was het dan. De generale repetitie zat er op. Check!
 
9
 
Op naar de lancering met onze eerste parkrun
 
Toen we de generale repetitie achter de rug hadden hadden we voldoende vertrouwen in de zaak om flink aan de weg te timmeren met reclame maken voor ons evenement. Dat deden we op websites, social media en we schreven ook enkele lokale bedrijven aan om het bericht onder hun werknemers te verspreiden. parkrun zelf stuurde nog een gezant (Jane Niven) speciaal naar ons om de daadwerkelijke start te ondersteunen, geweldig! Het kwam er voor Jane vooral op neer ons keer op keer gerust te stellen en te vertellen dat we het allemaal prima deden en alles prima zelf konden doen. Ook nu hebben we de avond van tevoren met ons hele team gedineerd en nu ook een toost uitgebracht op het feit dat het de volgende dag dan echt zou gaan gebeuren en op wat een leuk team we samen hebben gevormd en nu zijn geworden. Gedurende het hele proces was Jakub continu in contact met David ter ondersteuning, om vertrouwen uit te spreken en vragen te beantwoorden, groot of klein, het maakte niet uit. We voelden ons nooit alleen.
 
De lancering
 
10

 
Er is weinig anders over de officiële lancering van parkrun bij ons te vertellen dan dat het een doorslaand succes was! We waren zelfverzekerd genoeg geraakt voor wat betreft het parun proces en dat vormde de basis voor het slagen van het evenement. We kregen ook heel veel losse berichtjes van mensen uit de buurt met vragen over parkrun en ook berichten van toeristen in de week voorafgaand aan onze eerste parkrun. Dus we konden al aardig inschatten dat er voldoende belangstelling zou zijn om deel te nemen aan onze parkrun. Toch waren we nog aardig verrast dat er zelfs 54 mensen meededen aan onze eerste officiële parkrun! Daar zaten ook een flink aantal parkrun toeristen bij die speciaal waren langsgekomen voor onze première, en dat is natuurlijk fantastisch. En de sfeer na afloop in het café was heel bijzonder.
 
11
 
Conclusie
 
Het opzetten van een parkrun in je eigen omgeving is een eigenlijk best eenvoudig, leuk en ontspannen gebeuren. Als jij overweegt ook een parkrun op te gaan zetten maar wat bevreesd bent dat het allemaal te ingewikkeld zal blijken en te veel stress en energie zal kosten om te realiseren, neem het van ons aan… dat is echt niet zo! Ga er gewoon voor – het zal je leven veranderen en dat van wie weet wel honderden anderen ook! De parkrun organisatie heeft een geweldig team en draaiboek ter ondersteuning en helpt je vlot en goed op weg. Iedereen helpt elkaar waar nodig dus je hoeft je nooit alleen of overweldigd te voelen. We zijn één grote familie geworden.
 
Michelle Sweeney
Neckarau parkrun
 
#loveparkrun

Deel met je vrienden:

Parkrunpavilioen

Goed nieuws uit Nijmegen – de route is bepaald

Click here for the English version. In de afgelopen weken heeft parkrun Nijmegen enkele potentiele routes uitgeprobeerd in het Goffertpark om te kijken wat nou de perfecte parkrunroute is. Afgelopen zaterdag hebben we een nieuwe mijlpaal bereikt: na lang beraad heeft het Nijmeegse team besloten wat de uiteindelijke perfecte route geworden is! Aankomende zaterdag gaan…

Parkrunpavilioen

Good news from Nijmegen – agreement on the ultimate route

Klik hier voor de Nederlandse versie. Over the past few weeks parkrun Nijmegen has been trialing several different potential routes at the Goffertpark to find out the ultimate parkrun course. This weekend a new milestone has been reached: after some deliberation we have finally agreed on THE perfect course! This Saturday we will be measuring…